Steg 3 Mätningar och analyser

En dag sen… har dykt ner i arbetsmiljöarbete ”in real life” i Linköping. Tänkte prata om det där med mätningar och analyser nu. Mitt ställningstagande är givet

- det frågas för lite i svenska företag!

Vad ska man fråga om då… tänker du kanske. Om allt. ALLT…. som omfattar alla. Men det innebär inte att man ska vänta med beslut i all evinnerlighet. Nejnej. Men man ska hämta in information om konsekvenser, åsikter, idéer. Helt enkelt för att man tänker bättre tillsammans. Och åsikter behövs. Faktiskt.

Men det handlar ju inte bara om att kasta ut en fråga. Man kan faktiskt arbeta med informationsinhämtning ganska systematiskt. Om man har ett vettigt stöd som gör administrationen minimal och sammanställningarna lätta. Tänk om det var så, att vi till varje beslut som fattades kunde få en omfattande konsekvensbedömning. Tänk om…?

När man tittar i arbetsmiljölagstiftningen så pratas det ganska ofta om vad arbetsgivare skall göra för organisationen, om information chefen måste ge ut och hämta in. Riskebedömning… men jag tänker

Varför stoppa där?

Det beror ju lite på hur arbetsplatsen är utformad. Arbetar man inte på samma plats jämt är det extra viktigt att återkommande fråga. Men även om vi befinner oss under samma tak är det lätt att glömma. Glömma bort att kolla.

Så… nu kollar vi på undersökningar och mätningar. Det viktigaste är

• Mätningen/undersökningen ska ha ett syfte, alltså ett varför vi gör den?
• Vilken information behöver vi ha? Är det risker, åsikter, idéer? eller kanske bullernivå, utsläpp, ljusstyrka eller annat fysiskt…?
• Var noga när frågor formuleras, låt gärna några testläsa dem.
• Ta hjälp! Man behöver inte kunna allting själv.
• Fundera över resultatet och det du får in, flera varv
• Hantera sanningen! Det är bara om du visar att du kan hantera sanningen du faktiskt får den presenterad för dig. Visar du en enda gång att du inte kan hantera en sanning får du den aldrig mer presenterad för dig. Helt enkelt.

Exepmel på lite undersökningar hittar du på samsystem under menyn undersökningar. Logga in med användarnamn och lösen Bloggen

Vilka undersökningar måste man ha?

• Undersökning om psykosocial arbetsmiljö

Vilka är det smart att ha?

• Arbetsmiljöindex, ger värdefull prioriteringsinformation!
• Mätning för konsekvensanalyser
• Trivsel
• Någon form av veckorapport (speciellt om man arbetar på olika arbetsställen)

Steg 2 Riskbedömning

Hjärtat i arbetsmiljöarbetet är riskbedömning. Grundprincipen är ”ingen ska skadas varken fysiskt eller psykiskt på sin arbetsplats”. Ingen åverkan alltså. En arbetsgivare har inte rätt att på något sätt påverka sina anställda negativt.

Men… arbetsmiljöarbetet säger inte bara att vi ska behålla ett ”nolläge”, vi ska dessutom säkerställa att alla får möjlighet till utveckling. Det innebär att om vi missar det där med utveckling, möjligheten att växa, kommer personalen må allt sämre. Det blir en arbetsmiljörisk. Därför är just riskbedömning mer omfattande än man först kan tro.

Punkt 1: Riskbedömning omfattar alla faktorer som har betydelse för arbetsmiljön.  (alltså… det mesta!)

Punkt 2. All riskbedömning skall ”schemaläggas” dvs planeras in i verksamheten.

Så… hur går det till?

Vi behöver finna systematiska möjligheter att fånga upp risker som förekommer. Det gör vi formellt via

• Skyddsronder fysisk
• Enkätundersökning trivsel
• Möten
• Utvecklingssamtal (ja, faktiskt! En många gånger missad funktion utvecklingssamtalet har. )

För att underlätta själva genomförandet har vi checklistor som säkerställer att vi tänkt på allt. Skyddsronderna och enkätundersökning trivsel kan man hitta underlag till på t ex www.prevent.se (har också branchanpassade) eller på www.av.se 

De övriga hjälper jag till med, lite längre fram i processen.

Gör detta: Fundera över, med hjälp av dokumentet faktorer på samsystem vad just ni behöver ta hänsyn till i er verksamhet. Hur förändras era anställdas arbetsmiljö? Ofta eller sällan?

Gör detta: Fråga personalen vad de tycker avgör trivsel på jobbet. Tanken är att redan nu sätta igång genomförandet. På vilka grunder avgör de om deras arbetsplats är en bra sådan. (Tänk också på att hantera sanningen, det spelar ingen roll vad de tycker, det viktiga är att de tycker. Då vet vi vad vi har att arbeta med, även om det känns jobbigt att få sanningar serverade. Be dem anonymt skriva ner de olika faktorerna på ett papper) Det du antagligen kommer att få veta är bl a

• Lagandra/kamratskap
• Ledarskapet
• Att man blir lyssnad på
• Planeringen, att jobbet är välplanerat
• Arbetsbelastningen 

Planeringen

Ja, då är det dags att titta på planeringen. Hur vi förlägger riskbedömningen över året. Detta gör man enklast genom en årsöversikt som visar aktiviteterna och hur de förläggs.

En vanlig fråga är – hur ofta ska man genomföra fysiska skyddsronder? Svaret är: det beror på hur ofta arbetets förutsättningar förändras. Ett bygge t ex skall genomföra skyddsronder ofta, t ex varje vecka. Medan ett kontorslandskap gör det en gång per år. Jag säger såhär: Gör en struktur som är så enkel att den kan genomföras ofta. En gång för mycket gör ingenting. Alls.

Tänk på: När ni förlägger aktiviteterna, ta hänsyn till er verksamhets hög respektive lågsäsong. Förlägg allt till perioder där det är så lugnt som möjligt. (Gäller inte återkommande möten)

Gör detta: Titta på dokumentet Planering på samsystem och fyll i en grund till hur riskbedömningarna skall förläggas över året.

Spara planeringen i pärmen rutin, vi ska fylla i dem med lite annat senare.

Hämta wordmallar genom att gå till http://www.samsystem.se/  klicka på ”logga in” i övre högra hörnet. Logga in med användarnamn Bloggen och lösenord Bloggen (obs stor bokstav i början).

Steg 1 Dokumentation

Vi börjar med dokumentationen, helt enkelt för att vi sparar en massa tid om vi har strukturen på den klar för oss.

 Pärmstruktur
För enkelhetens skull separerar vi rutiner/instruktioner och resultat från varandra.

Gör detta: Ta fram två pärmar, märk en med rutiner och den andra resultat

Gör detta: Skriv ut pdf:en om detta som finns i samsystem (se länk längre ner) och sätt den längst fram i rutinpärmen.

Dokumentationen är i AFS 2001:1 delvis begränsad beroende på antalet anställda. Under tio anställda behöver det egentligen bara vara skriftligt när det gäller

• riskbedömningar och
• handlingsplaner (åtgärdsplaner) samt
• sammanställningar av skador och tillbud

Men! jag rekommenderar dock att redan från början oavsett antalet anställda dokumentera arbetet. Detta för att vara säker på att rutiner och erfarenheterna kan vidarebefordras inom företaget. Det är helt enkelt arbetsamt att hela tiden lita på sitt goda minne.  

Hämta pdf med mall för dokumenthänvisning genom att gå till http://www.samsystem.se klicka på ”logga in” i övre högra hörnet. Logga in med användarnamn Bloggen och lösenord Bloggen (obs stor bokstav i början)

Steg 1 Introduktion

Systematiskt arbetsmiljöarbete är bra verktyg för företagare att säkerställa arbetsmiljön i företaget. Genom att arbeta aktivt med arbetsmiljön ger vi alla i verksamheten möjlighet att må bra, trivas och känna sig säkra i sina jobb.

Konsekvenser av en bristande arbetsmiljö kan vara, förutom allvarliga olyckor som vi kanske först och främst tänker på,

• Hög personalomsättning
• Långtidssjukskrivningar
• Rehabiliteringsarbete
• Hög korttidsfrånvaro
• Illojalitet
• Låg effektivitet
• Vantrivsel
• Dålig stämning
• Oförsiktighet med material och utrustning

Konsekvenserna går att mäta i pengar och kanske framförallt i energi eller ork. Din arbetsplats är menad att vara en närande miljö som ”ger mer än det tar”.

Alla företag arbetar mer eller mindre genomtänkt med sitt arbetsmiljöarbete fast man kanske inte alltid tänker på det. Målsättningen med detta material är att det ska hjälpa dig att formalisera ert systematiska arbete så att det märks och blir en medveten satsning för att öka säkerhet, trivsel och självklart – lönsamhet.    

Gå från mindre till större…

När man startar sitt företag och sedan växer är det viktigt att tänka på att ju större företaget blir desto mer av verksamheten behöver formellt styras. Anledningen till detta är att en enmansföretagare ofta ”håller reda på verksamheten i huvudet” men i takt med att företaget växer blir det allt svårare att fortsätta med det. De allra flesta behöver plats över i sitt huvud för andra saker i livet, som familj, fritid etc.

Jag har med avsikt presenterat denna rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete med dokumentation även om det formellt inte krävs all dokumentation för organisationer under 10 anställda. Anledningen till detta är att verksamheten ska kunna leva vidare även om personalen byts ut – eller arbetsgivaren. Ett system som detta är knutet till organisationen och ska inte vara personbundet vilket är viktigt att tänka på.

Hämta pdf med mall för dokumenthänvisning genom att gå till http://www.samsystem.se/  klicka på ”logga in” i övre högra hörnet. Logga in med användarnamn Bloggen och lösenord Bloggen (obs stor bokstav i början)

SAM på tio dagar intro

Går igenom mitt konsultmaterial, uppdaterar, granskar och kritiserar. Då slog det mig, att det här är ett lysande tillfälle att bidra. Resultatet blev – kom igång med systematiskt arbetsmiljöarbete på 10 dagar. Bit för bit, dag för dag, betar vi oss igenom arbetet utan att det behöver ta massor av tid.

Ni får all information, mallar, blanketter och hela baletten som jag sitter och trycker på. Helt gratis. Vitsen är att göra det där grundjobbet för att vi sedan ska kunna koncentrera oss på förbättringarna. Helt enligt processen för systematik i arbete. För det är sen det blir spännande på riktigt.

Sen kan vi börja jobba med att komma åt bristkostnader, skapa ännu bättre säkerhet och få arbetsmiljöarbetet att verkligen löpa friktionsfritt. Naturligt och självklart.

Prenumerera på nya blogginlägg så levereras allt bekvämt till din maillåda, eller gilla oss på facebook så ser du statusuppdateringarna där.

Undrar du över nåt, går det ju jättebra att maila mig direkt också. lena.backstrom@samsystem.se.

Startskottet går imorgon… den 24 mars. Ses då!

PS Kravet på ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) omfattar alla arbetsgivare.