Vad är processer?
Processer är delar av en helhet med olika ändamål
- Inom produktion t ex
- Råvaror in –> produkt ut till kund, dvs en förädlingsprocess
- I våra fysiska kroppar handlar det om
- Näring in –> ork och energi att göra det vi önskar ut, dvs en omvandlingsprocess
- Inom affärsverksamhet t ex
- Order in –> leverans ut, dvs en affärsprocess
Inom företagsvärlden behöver vi länka samma processer som förädlingsprocesser och affärsprocesser, eftersom en förädlingsprocess inte har någon reell funktion om det inte förädlas av ett skäl (beställs av och levereras till kund). Det är processerna som tillsammans utgör systemet som alltså är företagets infrastruktur.
Varje process har också inneboende mindre processer. För att illustrera tar vi oss en funderare på morgonkvisten.
Process kaffekokning
Hemma hos mig är morgonkaffet en kritisk punkt för att vakna till. Dessutom tillhör kaffe en favorit, inte bara på grund av resultatet utan också smaken, doften och lätet som kaffebryggaren gör. Jag gillar kaffe helt enkelt. Och jag vill ha det svart och starkt.
På förekommen anledning finns en kaffekokningsprocess, den finns där, oavsett om jag ser den eller inte och jag vet att jag gör på samma sätt varje morgon.
- Tömmer ur gårdagens kaffeskvätt
- Slänger det gamla kaffefiltret i soporna
- Sköljer ur kannan
- Häller i vatten i kannan
- Häller vattnet från kannan i behållaren upp till streck 4 på den stora skalan
- Sätter in kannan i bryggaren
- Sätter på locket på vattenbehållaren
- Tar fram ett kaffefilter
- Sätter i kaffefiltret
- Tar fram kaffeburken
- Måttar fem skopor kaffe i filtret
- Ställer undan kaffeburken
- Slår igång kaffebryggaren
- Häller upp i en kopp
- Dricker kaffet
Materialvalet i processen är kaffebryggare av märket OBH Nordica, råvaran är kranvatten och zoegas skånerost, filtret är ett melitta standardfilter.
Jag vet, att om jag gör på samma sätt varje gång kommer mitt kaffe att smaka precis som jag vill ha det varje gång. Problemen uppstår när någon annan ska göra kaffe åt mig och för att säkra processen har jag ett processchema på skåpdörren där kaffeburken finns. 
Min kaffekokning är en process som följd enligt ovan kommer att säkra kvaliteten på mitt kaffe. Det som är numrerat är en processbeskrivning hur aktiviteterna följs åt. Det är alltså ett recept på hur man går tillväga för att åstadkomma ”mitt” morgonkaffe.
Processen är en del av näringssystemet som består av fler matrelaterade processer som i sin tur är en del av det stora systemet som kallas mitt liv.
Förminskar vi det ytterligare finns en process i varje process. I kaffekokningsexemplet innebär det att nr 1. Tömma ur gårdagens kaffeskvätt kan beskrivas och styras ytterligare. Men innan vi gör det behöver vi fundera om det har betydelse eller inte. Har det betydelse för arbetsmiljön sätter vi tömmer ur gårdagens kaffeskvätt? Har det betydelse för miljön? Har det betydelse för kaffets kvalitet? Har det ekonomisk betydelse?
Poängen är att vi behöver känna till våra processer av flera skäl. Det största och tyngst vägande är att det underlättar analyser. Oavsett vilken typ av analys eller arbete vi gör kan vi genomföra arbetet utan större krångel med hjälp av våra processer. Att veta hur man gör för att lyckas är precis lika väsentligt som att veta hur man gör för att misslyckas. Vi kan alltså, på ett systematiskt sätt, dyka ner i varje process, en efter en för att titta på det vi behöver.
Sagt om...