Omväxling förnöjer!

Ett nytt år – 2012… med alla sina utmaningar och krumsprång. Många är löftena och  nujäklariminlådaskajag-övertygelserna. Personligen planerar jag att bli lite bättre på att skriva, inte av någon särskild anledning annat än att tömma ur hjärnan lite. Jag börjar med växling. Läste för något år sedan om en teori om stresshantering och den har legat kvar i hjärnan, rullat runt lite, testats, glömts bort och nu är den aktuell igen. Den är lite annorlunda än de flesta andra teorier för den finns där med utgångspunkt i att studera sig själv en smula och i kroppens naturliga funktion – det där med att växla mellan anspänning och avslappning. Rätt eller fel, hit eller dit… kan vara värt att prova! Här kommer den ialla fall…

I bilden nedan finns två axlar. Den ena anger anspänning och den andra graden av behaglighet. Det teorin vilar på är att våra fysiska varanden växlar naturligt mellan hög anspänning och låg anspänning, vare sig vi vill det eller inte. Det är alltså inte möjligt att gå i konstant hög anspänning, hur gärna vi än vill. Skillanden är hur behagligt vi upplever det.  Om vi har noll koll på vad som krävs av oss (den röda linjen), vi följer strömmen, tar tag i det som kommer, försöker göra allt på en gång eller vad det nu månne vara blir varken den höga eller den låga  anspänningen särskilt behaglig. Vi känner oss som att vi verkligen har noll koll och har lika svårt att fokusera som att slappna av.

Känner vi behag för, eller lust till har vi antagligen lätt att fokusera och vi biter tag i uppgifterna en efter annan – ett flow helt enkelt. Men – växlar vi inte om till låg anspänning kommer per automatik kroppen att göra det ändå med resultatet att anspänningen blir obehaglig istället för behaglig och frustrationen börjar gnaga (blå linje). Förstår vi inte växlingen innebär det att en blå linje långsamt formas om till den röda noll-koll-linje.

Så – det vi önskar är alltså en grön linje. Vi växlar medvetet, är medvetet fokuserade och medvetet hög och låg i anspänning. Hur når man då dit?

Summa summarum – det är den gröna linjen vi vill åt, medveten växling och behagligt hela tiden. Men hur gör man?

Hemligheten är struktur (f ö ett av mina favoritord)! Det finns nämligen såna som jag, som inte skulle kunna existera utan struktur och så finns det dem som hatar stuktur. Vilken mängd struktur man använder sig av är individuellt. Man får prova sig fram helt enkelt.

Grundprinicpen är: 1-1,5 timme hög anspänning - 10-15 min låg anspänning.

Gör vi detta till fysisk anspänning betyder det – träna järnet i 1 timme – slappna av helt i 10 min.

Gör vi det istället till mental anspänning betyder det – fokusera järnet i 1 timme – släpp fokus helt i 10 min.

De viktiga frågorna är ju dock – vad ägnar vi anspännings resp avslappningsfaserna åt? Ett vanligt veckoschema kan se ut såhär:

VSA betyder VärdeSkapande Aktiviteter vilket alltså är jobb eller vad det nu månne vara. Nåt som skapar värde av något slag.

H&H betyder Hem och Hushåll och det som hör därtill.

P&S betyder Planera och Sammanställ. Man planerar nästkommande dag, går igenom den gågna dagen och drar kanske en del slutsatser. När man går och lägger sig vet man exakt vilka uppgifter man ska ge sig i kast med den kommande dagen.

Fördelen med ett schema är att man ser att allt får plats och att allt har sin tid. Viktigt är att inte klottra till schemat så att man gör lite av varje under hela dagen. “jag ska bara”-principen… har man ju hört talas om .

De värdeskapande aktiviteterna – eller jobbet dårå, bryts ner i ca 1h-block. Har man svårt för att konstruera aktivitetslistor är det enklaste sättet att “borra sig nedåt” från övergripande aktiviteter. Hur mycket preciserat man behöver aktiviteterna skiljer sig från person till person, man får prova sig fram helt enkelt. Uppgifter man ser som jobbiga och som man motvilligt utför kan man hantera genom att bryta ner dem i så små delar som möjligt.

De flesta människor är som mest skärpta på förmiddagen vilket gör att aktiviteter som kräver mycket koncentration läggs dit. Eftermiddagarna kan rutingrejer göras, återigen för de allra flesta. Men man måste kolla lite hur man fungerar. Jag vet att jag är som mest skärpt på förmiddagen och senare på kvällen. Jag är som tröttast och minst skärpt mellan 15-19. Då passar det bra med aktiviteter som inte ställer några större krav på koncentration. (Typ plocka ihop hemma, umgås med barnen och koka potatis). Efter 20 vet jag att jag vaknar till och kan återigen koncentrera mig bra, fram till ca 23.

Har man behovet att kolla mail, facebook, wordfeud eller vad det nu månde vara gör man detta INNAN en aktivitet påbörjas. Gör man det samtidigt sker det på bekostnad av det man ska utföra (det finns dessutom studier som visar att IQ’n faktiskt sjunker när man tar sig an en uppgift och samtidigt är online, kollar mail, har facebook öppet och liknande). De 10 minutrarnas avspänning ska inte heller de ägnas åt andra mentala aktiviteter. Istället är det fysiska (tvärtomgrejen alltså)- ställ dig upp, sträck på dig, gå en vända, drick vatten, eller vad som helst men förbli inte sittande.

så där…. det var årets första tipsåtrix. Ut med sig och prova vetja. Det värsta som kan hända är ju att det inte fungerar

God fortsättning på 2012!

Hörrö lilla gumman….

Läste lokaltidningen igår och min uppmärksamhet landade på Krambo. Åke tycker att de ska ha rätten att välja lite som de vill. såklart. Är ju smidigast så…. tycker Åke.

Artikeln ger mig rysningar längs efter hela ryggraden och jag drar mig till minnes, mitt liv i just den där kommunen, ett exempel i det lilla men knappast begränsat dit. För jag tror nämligen, att den här typen av situationer är läskigt vanliga. Men… jag ska berätta…

Jag jobbade som verksamhetsansvarig i just den där lilla kommunen och utbildade mig samtidigt till kvalitetschef. Äntligen hade jag hittat verktygen för det som upptagit mina tankar under så många år. Jag fick, tillsammans med en kollega från en annan verksamhet, uppdraget att fixa kvalitetssäkringen för förvaltningen. Inspirerande! Roligt! Motiverande! Vi satte igång och hade många finfina idéer på hur det kunde göras. Tanken om att involvera alla medarbetare var den centrala – jobba med kvalitet på riktigt och inte låta sig begränsas av någon administrativ kvarn. Jag blev inkallad till ett förvaltningschefsmöte (där Åke också var en av deltagarna) för att redogöra hur det hela var tänkt att fungera. Jag infann mig såklart med en klart positiv föreställning om hur vi kunde samverka och dela idéer och erfarenheter. Min positiva föreställning visade sig dock vara en smula (läs grymt!) naiv…

Jag var på plats i god tid och hade noga förberett min presentation som innehöll de grova dragen samt fördelar och risker med ett grundläggande kvalitetsarbete. Extra noggrant hade jag förberett det avsnitt som handlade om att hämta in information – vad var det man såg som förvaltningschef? Jag tyckte också då att det är viktigt att ta del av allas erfarenheter och perspektiv…. En efter en ramlade de in, förvaltningscheferna. Alla med klirrande påsar. Jaha, man skulle visst basta sedan. så fint. (Tänkte att det var väl “tur” att ingen av dem var kvinna. hade ju kunnat bli lite svårt att delta med gubbstyrkan i bastun.)

Man skrockade och hummade när man diskuterade kvälllens planer för bastun. Höhö… jojomensan. Whiskeyn var ungdom, sisådär en tolv, sexton år någonstans. Fint värre. Ölen skulle vara kyld och bastun varm. Men… tja… vi tar väl och river av det här mötet dårå.

Jag drog igång, igen med en något (läs grymt!) naiv föreställning om att  bra diskussioner skulle komma igång. Det var knäpptyst. så kom en fråga

- Hurhaderutänktdigattdetdärskullekunnafungeradå?!

Jag svarade på frågan efter bästa förmåga och möttes av ett samlat skratt och utbyte av menande blickar.

Jag gick vidare till det avsnitt där jag ville ta del av deras erfarenheter, deras bilder, deras verklighet. Med en lätt (läs grymt! naiv föreställning om att jag skulle få den… istället fick jag Åke.

Åke lutade sig nämligen tillbaka, placerade bägge händerna bakom huvudet och sa dröjande;

- ja hörrö lilla gumman. Jag har bara en sak att säga till dig – Gräv inte för djupt i det där du.

Ridå.

Idag, när jag sitter med tidningen och läser om revisorernas kritik och Åkes åsikt är min självklara tanke. Nädu Åke… det är klart man inte ska gräva – för vad hittar vi då månne?! Hittar vi möjligen några skrockande gubbar som gillar att fatta beslut, lite som de vill, som har friheten att välja utifrån vad som är “bäst för dem”? Vems bästa är det man tänker på då?

Dagens ord blir tranparens. Genomskinlighet. Synlighet.

Hur ser vi till att vi är transparenta gentemot våra kundgrupper? Hur visar vi verkligheten såsom den är? Om nu Åke anser att de ska ha full frihet borde de också ha full transparens. Visa oss hur beslutsprocessen gått till! Visa oss hur vi kan vara säkra på att ni inte arbetar enligt “du kliar mig på ryggen – jag kliar dig”. Visa hur ni gör för att bevara hederlighet och goda värden! Märk väl att jag betonar hur – inte att. Det går att förklara precis vad som helst utifrån ett ATT men där det verkligen visar sig är när man beskriver HUR.  Det är i HUR:et hela kvalitetsarbetet vilar.

Jag reagerar starkt på vattentäta skott, mörkade affärer, otydlighet och osynlighet. Hatar härskartekniker och strukturer som är onåbara. Och hånet…

…så jag ryser när jag tänker på Åke och förstår hans infallsvinkel. Fast jag ryser inte över Åke som person. Jag darrar istället av skräck inför maktstrukturerna. Makt gör konstiga saker med vanligt folk. så nej Åke… jag tycker inte ni ska ha rätten att bestämma själv, jag tycker att ni ska underordna er samma regler som alla andra. OCH jag tycker det är viktigt med transparens.

PS Veckans boktips blir Härskarteknik av Elaine Bergqvist.

Uppdaterat… läser man dessutom det här så kan ju just det där med hur:et bli aktuellt igen… HUR säkerställer man att allt går rätt till när den som har avtalen har politikerna i styrelsen?? jag säger alltså inte att man inte sköter det snyggt – jag undrar bara HUR man gör för att kunna sköta det så snyggt som man säger sig göra.

Lurad?

Höll på i tvättstugan häromdan. (Eller hobbyrummet som jag brukar kalla det med tanke på hur många timmar som rent faktiskt spenderas bland stortvättande hederliga wascatorer och luddiga torktumlarfilter). Just den här dagen behövde hemtjänsten tvätta åt min granne som dessvärre fått en stroke så in där bland mina tvättberg dök alltså en man från hemtjänsten. Efter artighetsfraserna var utbytta fick jag klart för mig att a) han var från hemtjänsten och b) kommunjäveln inte hade sett till att tvättstugan var bokad.

“- Ah, sa jag. Är det de som gör det? Kommunjäveln alltså?”

“- Nämen du vet ju hur inihelvittesjävlailla det fungerar!? eller hur?! Så fort kommun’ har hand om nåt går det åt helvete”. Sa mannen märkbart irriterad.

Det var ju liksom inte läge att starta en stor debatt där och då men jag visste inte, hade faktiskt inte en aning om, hur inihelvittesjävlailla det fungerar. Tänkte väl mest att det var rätt intressant, hela fenomenet. Man är anställd av kommunen och har den synen på kommun och arbetsgivare…. Någon kanske skulle säga att han säkert inte menade det och det kanske han inte gjorde. Icke desto mindre var det vad jag fick presenterat för mig. Hur som helst samlade jag ihop min småsockar och handdukar och erbjöd mannen att helt enkelt väga upp läget genom att han fick tvätta på min tid. Han gav mig en lång blick.

- Äääääähhhh… det där får fan kommunjäveln fixa. De får greja det där bäst dom vill. (ja – det är sant, han svor så mycket!)

Nåja, tänkte jag och pallrade mig därifrån och funderade över – vad är det som gör att man så tydligt och utan urskiljning ger luft på just det där sättet, till en vilt främmande människa, som ju var jag? och hur gör jag? I vilka lägen använder jag “jamen det vet ju alla hur DET fungerar!” Tål att tänkas på…

Tanken blir aktuell igen i Caremacirkusen. Det är borgarnas fel! så… om jag har förstått det rätt så har alltså borgarna orsakat att Carema beter sig som idioter? Så… hade vi inte privatiserat äldreomsorgen hade läget varit frid och fröjd? Men kommunjäveln då? Innebär det att bristerna som finns när äldreomsorgen är offentlig att det är Sossarnas och övriga rödas fel?

Kan det inte vara så att bristerna rent faktiskt finns fast de tar sig olika uttryck??

Litat på någon nångång? Ja, självklart (hoppas jag)

Blivit blåst? Förhoppningsvis inte men troligen ja…

Vad hände?

Jag trodde att någon skulle använda det jag gav till något gott. Så blev det inte. Det jag gav användes istället till något helt annat. (exemplen kan vara hur många som helst – Han/Hon köpte sprit istället för mat för pengarna, Han/Hon tog pengarna och spelade upp dem, Han/Hon använde pengarna, inte till barnen utan till en ny jacka till sig själv)

Så, alltså – vi bygger ett system där vi delar med oss av medel (skattepengar) och säger – Här! Gå och gör rätt!

Människor gör orätt av många anledningar.

Vi blir arga på dem som givit och dem som fått för att vi anser att de borde ha begripit bättre.

Och så löser vi det genom att ge till en annan part, som finns “in da house” ådåärejulugnt!

Fast vi ger så också…

och bristerna kvarstår.

Är det någon som ser det jag ser?!?

Först titta, försäkra sig om att den som tar emot verkligen kan förvalta det som ges – alltså kvalitet och uppföljning på riktigt. Prova, granska, kontrollera, följa upp innan det sticker åt skogen. OCH det gäller alla – både i privat och offentlig sektor. System ÄR applicerbara.

Men istället gör vi en politisk fråga och jag säger såhär – gå inte på den lätta! Tar man bort privatiseringen och går några varv till vänster (typ något år eller så) så dyker exakt samma situation upp igen, fast med en annan förklaring. Jag lovar!  Eller är det så att vi idogt försöker slippa ta itu med bekymret som vi så gärna gör om det till ett politiskt spel istället?

Jag tänker återigen på begreppet Åverkan. Noll åverkan. i äldreomsorgen är det faktiskt NOLL åverkan på vårdtagarna (och personalen). Detta är oavsett om vården är offentlig eller privat. NOLL åverkan. I min värld spelar det ingen roll om min arbetsgivare är offentlig eller privat – det är noll åverkan på mig som anställd som gäller.

Alla som bedriver eller ombesörjer något som någon ska åtnjuta och betala för, ja faktiskt också gratistjänster man utger sig för att tillhandahålla ska innebära lägst NOLL åverkan. Dvs jag ska gärna vinna men fasen inte förlora på att använda tjänsterna eller produkterna. Om någon förminskar min värld, är det åverkan. Blått, rött, grönt, hit, dit, fram, tillbaka – samma linje.

Så vad handlar politiken om dårå? Hade den varit smart hade den sagt

Vi använder de leverantörer (skola, omsorg, vård, you name it) som kan uppvisa bäst kvalitet OCH ge mest värde tillbaka på insatt krona. Kvalitetsvärde på insatta pengar alltså. Icke att förväxla med vinster då detta är ett bolags egen business. Vi utomstående har inte med det att göra, annat än att vi kan tycka att det är bedrövligt hur man hanterar dem. Privat eller offentligt har föga betydelse. Verksamhet är verksamhet.

Jag säger inte att det förslaget är fritt från bekymmer men jag menar att vi måste röra oss i från “ranta runt i ringen-pajkastning” som sker på politisk nivå. Det ÄR inte borgarnas fel. Det är Caremas bolagsstyrelse som har uppenbara alkoholproblem och inte kan köpa mat till barnen, de skiter i det och super upp pengarna. I nästa fall kan det vara den kommunala vårdhemmet “käpphästen” som använder pengarna till att flytta dem till en annan verksamhetsdel som behöver överskottet och också struntar i att köpa mat till barnen, fast av en annan anledning.

Det sistnämnda har jag faktiskt upplevt när jag som kommunal verksamhetschef lyckats med konststycket att öka intäkterna med 100% genom att förhandla fram ett nytt avtal. Resultat –  alla pengar stack iväg till en annan verksamhetsdel och jag satt kvar med min struntbudget jag inte kunde göra mycket av alls (eller jo… jag köpte nya datorer till personalen, och nya kontorsmöbler  innan pengarna försvann).

Så.. när kan vi kavla upp ärmarna och sätta igång att konstruera ett mått för kvalitetsvärde på insatt krona – jag är på!

Dessutom… han i tvättstugan… det är ett klockrent exempel på hur brister i arbetsmiljö tar sig uttryck… just sayin’…

Varför betyg inte fungerar

Aftonbladet slår på stort i äldreomsorgen – nu kan vi minsann sätta betyg på äldrevården! Just sätta betyg är vanligt att man gör när man utvärderar, problemet är att det inte just säger något. Hur bra tycker du omsorgen är på en skala ett till tio? Jasså fem… jaha. Jamen då går vi väl in och förbättrar. Fåsenu… vart ska vi börja?

Vart ska vi börja?? VAD ska förbättras? I VILKEN ORDNING?

För att få svar på de frågorna behöver vi alltså tänka flera steg till för att systematiskt kunna förbättra omsorgen, För det är väl det vi är ute efter?

Jasså nähe…?

Det var dramajournalistiken…

BTW… kollade in Jokkmokks betyg och tänker att… tja… jobba systematiskt med de betygen den som kan. Är nog beredd att utlova någon slags pris till den som kan göra 1.91 plus till ett systematiskt förbättringsarbete…

Rökridåernas tidsålder

Kickade igång med DN debatt idag. Där Carl Gyllfors, VD på Carema Care, vill visa på behovet av ett nytt kvalitetsindex för vården. Man säger att “Carema vill stå för något nytt i svensk äldreomsorg”. Men alltså – allvarligt?

Carema Care är kvalitetscertifierade och denna “historia” visar mer än någonsin att en certifiering faktiskt inte behöver säger något alls om hur bra företaget eller organisationen faktiskt är. Har man förstått kvalitetsledning rakt igenom borde det redan vara givet att man arbetar med kvalitetsindex, eftersom ett kvalitetssystem faktiskt vilar på kundernas behov. Carema vill återupprätta förtroendet för privata vårdgivare och menar att bara för att omsorgen är privat behöver den inte vara bristande, vilket i min värld är helt rätt. Men hela historien handlar ju om att man skapat vinster på bekostnad av något, dvs den faktiska omsorgen. Personligen bryr jag mig ganska lite om hur mycket företag och organisationer kammar hem i vinster. Hela företagarvärlden bygger på vinster, våra privatliv bygger på att vi gör av med mindre än vi tjänar, nationalekonomiskt är det väsentligt att ett land har mer intäkter än kostnader, alltså mer export än import. Att lägga sig till med vinstkontroller är orealistiskt – oavsett om det är offentligt eller privat sektor. Det intressanta är däremot vad som händer på vägen till vinsten och om vinstintjänandet sker genom direkt åverkan på någon. Där anser jag åtminstone att det finns mycket att tänka till runt.

Så – kvalitetsindex… vad är det egentligen?

kvalitetsinidex innebär helt enkelt att vi mäter parametrar som är den grund på vilken kunden gör bedömningen nöjd eller inte. Det är alltså kundbehoven som är styrande. Carl skriver såhär:  

“Exempel på mätområden vi ser som angelägna är bemötandet från personalen, dialogen med de närstående och uppföljningen av de boendes egna önskemål i frågor som kost och stimulans”.

Redan där borde herr Gyllfors inse att det där kunde (skulle!) man ha mätt för längesedan och jag tror ingen är direkt förvånad över de mätområden han föreslår. Det är alltså inte en fråga om att skapa något nytt och min personliga uppfattning är att detta helt enkelt är en rökridå för att på något sätt påskina att det genom ett “nytt” kvalitetsindex skulle vara möjligt att reparera ett brustet förtroende. För att ytterligare betona hur “nytt” detta är inbjuder man Socialstyrelsen, Vårdföretagarna, Sveriges Kommuner och landsting (SKL) och branschkolleger till överläggningar i denna fråga. Jag säger – sätt igång bara! visa hur bra ni är och lev som goda exempel istället för att inbjuda till, initiera, påbörja diskussioner – det finns nämligen inte så mycket att diskutera. Men det finns en del att fastställa så sätt igång och slå fast parametrarna – det är inte raketforskning!

Jag tror både ni och jag skulle kunna slå fast parametrarna på under 30 sekunder. Tänk efter – på vilka grunder skulle jag avgöra om äldreomsorg är av god kvalitet? (nedan förslag utan inbördes rangordning)

• Tillgång till personal
• Respektfullt bemötande
• Möjlighet till stimulans
• Fysisk och psykisk trygghet
• God kommunikation mellan vårdgivare och anhöriga
• God kommunikation mellan vårdgivare och vårdtagare
• God standard på boendet

Vi kan säkert komma på några fler parametrar men ännu så länge inget konstigt, eller hur?

Så, Herr Gyllfors: Jag ser att ni har tjänat stora pengar genom direkt åverkan på vårdtagarna. Vad ser du?

Jag struntar helt i storleken på era vinster – men jag bryr mig om alla de som fått betala, genom ren och skär åverkan från er sida. Ett gemensamt kvalitetsindex för vården är en självklarhet men presentera inte det som att det är så förfärligt nytt. Det är bara skrämmande att man inte redan upprättat ett kvalitetsindex, basen för kvalitetsarbetet och också det som SKA mätas och följas upp. Så istället för att skapa mer förtroende hos mig, ger ni mig istället möjligheten att säga – WTF? vad är det som måste till för att människor på riktigt ska förstå vad kvalitetsarbete är?

Såhär gör man förresten ett kvalitetsindex:

1. Fastställ parametrarna genom att fråga kunderna på vilka grunder de avgör om tjänsten/produkten är av “god kvalitet”
2. Sammanställ parametrarna
3. Sätt in dem i en tabell med fyra kolumner
4. lämna ut dem till kunderna/kundgrupp igen och be dem fördela 100 poäng mellan parametrarna, alltså vikta parametrarna där de viktigaste får många poäng och de minst viktiga färre.
5. Sammanställ och beräkna medelvärden så att det speglar hela gruppens värdering
6. Grattis – du har nu ett viktat underlag för kvalitetsindex
7. I den tredje och sista kolumnen sätts betyg mellan 1-10 där 1 är uselt och 10 fullgott
8. Skicka ut den till kunderna och be dem betygssätta parametrarna utifrån hur de anser att det är idag
9. Ta in materialet och beräkna vikt gånger betyg. alltså parameter viktad 10 med betyget 8 = 80
10. Räkna ihop slutsumman rakt ner och voilá! ett kvalitetsindex!

Kolla bilden nedan (är ett exempel – jag har alltså inte gjort någon egentlig mätning och med reservation för viss felberäkning )

Maxpoängen är alltså 1000. Vad kan vi då se av ett index? Jo, det hjälper oss att prioritera våra insatser samt är en start till att vara mer nyfiken. Att prioritera gör vi enligt principen – insatser där det gör störst verkan. Dvs, vi kan använda pengarna till förbättringar där ingen egentligen tycker att de är särskilt viktiga (lågt viktade parametrar) eller där de gör mest verkan (högt viktade).

Indexet behöver omviktas med jämna mellanrum då behov har en tendens att förändras över tid. Det som inte var viktigt igår är det idag och vice versa.

Så Herr Gyllfors – vart kan jag skicka fakturan för fem minuters arbete? Kvalitetsindex behövs – JA! men lägg inte fram det som att det är så särskilt nytt eller särskilt initierat av Carema Care – sätt igång och jobba istället.

Pssst…  detta index kan med fördel också användas som arbetsmiljöindex, där kunderna ju är medarbetarna. På vilka grunder avgör personalen om arbetsplatsen är en “bra” arbetsplats? lägg in dem som parametrar och följ principen.

Att använda processer

Det lönar sig alltid att beskriva processerna och arbetet som krävs initialt är ingenting mot besparingarna i tid man kan åstadkomma. Förutom det uppenbara, alltså att om vi alla gör på samma sätt är det mest sannolikt att vi får ett jämnt resultat ger processerna möjlighet för oss att systematiskt analysera i olika syften.

Tar vi morgonkaffeprocessen kan vi göra en kvalitetsanalys genom att titta på vilka delar i processen som är kritiska för att kunden (alltså jag) ska bli nöjd. Vi kommer fram till:

• Kaffebryggaren och dess värme
• Kaffesorten
• Kaffemängden
• Filtret
• Kvaliteten på vattnet

Önskar vi höja kvaliteten, av något skäl, kan vi systematiskt lyfta ut del för del för att se om detta i sig har betydelse och gör att vi når önskad effekt. Skulle vi omedvetet sätta igång att höja kvaliteten kanske resultatet blir att vi i slutänden inte vet vad det är som orsakar förbättringen – eller försämringen.

Tittar vi på samma process kan vi också göra en riskbedömning helt utifrån processbeskrivningen – vilka risker finns förenade med morgonkaffet?

• Kan man bränna sig på bryggaren?
• Är kaffebryggaren elsäkrad?
• Finns någon risk i handhavandet av kanna och vatten, dvs vart är kranen resp kaffebryggaren placerade i förhållande till varandra?
• Vart finns kaffeburken placerad? Finns risk för belastningsskador?
• Hur stressande är processen, har man tid att göra det som är nödvändigt för att inte kvaliteten ska bli lidande?
• Finns det tillräcklig kunskap hos personalen för att utföra arbetet på rätt sätt?
• Behövs skyddsutrustning i något avseende?
• Om vi köper in en ny kaffebryggare, innebär den någon ny risk?

Genom processbeskrivningarna kan vi också göra ekonomiska analyser och kontroller. De kan se ut som följande:

• Hur köper vi in råvaran? Kan priset ändras?
• Hur mycket kostar processen om vi lägger ihop kostnaderna för råvaror och resurser?
• Kan vi spara i någon del av processen? Vart?

Just när det gäller det ekonomiska analyserna är processerna mycket viktiga men faktiskt sällan tagna hänsyn till. När man pratar om besparingar pratar man ofta i antalet tjänster som behöver sparas in, vilket alltså är totalt felaktigt eftersom det dels inte behöver vara sant, de riktigt stora besparingarna kanske inte ligger där, dels ger det, inte minst, psykologiska effekter som har betydelse för arbetsmiljön och som på sikt kan ge större kostnader istället för mindre.

Gör vi en miljöanalys av kaffeprocessen funderar vi över

• Om råvarorna är miljövänliga
• Energianvändningen är snålast möjlig
• Vad som händer med restprodukterna, (sump, gamla filter och kaffebryggaren när den går sönder)
• Vilken typ av miljöpåverkan kaffekokningen har i form av utsläpp etc

Som vi kan se kan vi alltså göra en solklar miljöbedömning helt utifrån nämnda process. Vill vi minska vår miljöpåverkan går vi, systematiskt, igenom processen och tittar på varje del för sig. Små besparingar på många ställen ger en totalt sett stor effekt i slutändan. Många bäckar små…

En beskrivning av processerna är för att medvetandegöra hur vi faktiskt gör och genom det grundarbetet blir som vi kan se ovan, analyser inte särskilt svåra, inte heller det systematiska arbetssättet.

Vad är processer?

Processer är delar av en helhet med olika ändamål

• Inom produktion t ex
  • Råvaror in –> produkt ut till kund, dvs en förädlingsprocess
• I våra fysiska kroppar handlar det om
  • Näring in –> ork och energi att göra det vi önskar ut, dvs en omvandlingsprocess
• Inom affärsverksamhet t ex
  • Order in –> leverans ut, dvs en affärsprocess

Inom företagsvärlden behöver vi länka samma processer som förädlingsprocesser och affärsprocesser, eftersom en förädlingsprocess inte har någon reell funktion om det inte förädlas av ett skäl (beställs av och levereras till kund). Det är processerna som tillsammans utgör systemet som alltså är företagets infrastruktur.

Varje process har också inneboende mindre processer. För att illustrera tar vi oss en funderare på morgonkvisten.

Process kaffekokning

Hemma hos mig är morgonkaffet en kritisk punkt för att vakna till. Dessutom tillhör kaffe en favorit, inte bara på grund av resultatet utan också smaken, doften och lätet som kaffebryggaren gör. Jag gillar kaffe helt enkelt. Och jag vill ha det svart och starkt.

På förekommen anledning finns en kaffekokningsprocess, den finns där, oavsett om jag ser den eller inte och jag vet att jag gör på samma sätt varje morgon.

1. Tömmer ur gårdagens kaffeskvätt
2. Slänger det gamla kaffefiltret i soporna
3. Sköljer ur kannan
4. Häller i vatten i kannan
5. Häller vattnet från kannan i behållaren upp till streck 4 på den stora skalan
6. Sätter in kannan i bryggaren
7. Sätter på locket på vattenbehållaren
8. Tar fram ett kaffefilter
9. Sätter i kaffefiltret
10. Tar fram kaffeburken
11. Måttar fem skopor kaffe i filtret
12. Ställer undan kaffeburken
13. Slår igång kaffebryggaren
14. Häller upp i en kopp
15. Dricker kaffet

Materialvalet i processen är kaffebryggare av märket OBH Nordica, råvaran är kranvatten och zoegas skånerost, filtret är ett melitta standardfilter.

Jag vet, att om jag gör på samma sätt varje gång kommer mitt kaffe att smaka precis som jag vill ha det varje gång. Problemen uppstår när någon annan ska göra kaffe åt mig och för att säkra processen har jag ett processchema på skåpdörren där kaffeburken finns.

Min kaffekokning är en process som följd enligt ovan kommer att säkra kvaliteten på mitt kaffe. Det som är numrerat är en processbeskrivning hur aktiviteterna följs åt. Det är alltså ett recept på hur man går tillväga för att åstadkomma ”mitt” morgonkaffe.

Processen är en del av näringssystemet som består av fler matrelaterade processer som i sin tur är en del av det stora systemet som kallas mitt liv.

Förminskar vi det ytterligare finns en process i varje process. I kaffekokningsexemplet innebär det att nr 1. Tömma ur gårdagens kaffeskvätt kan beskrivas och styras ytterligare. Men innan vi gör det behöver vi fundera om det har betydelse eller inte. Har det betydelse för arbetsmiljön sätter vi tömmer ur gårdagens kaffeskvätt? Har det betydelse för miljön? Har det betydelse för kaffets kvalitet? Har det ekonomisk betydelse?

Poängen är att vi behöver känna till våra processer av flera skäl. Det största och tyngst vägande är att det underlättar analyser. Oavsett vilken typ av analys eller arbete vi gör kan vi genomföra arbetet utan större krångel med hjälp av våra processer. Att veta hur man gör för att lyckas är precis lika väsentligt som att veta hur man gör för att misslyckas. Vi kan alltså, på ett systematiskt sätt, dyka ner i varje process, en efter en för att titta på det vi behöver.

Bli kompis med riskbedömning – noll åverkan!

Säkerhet ja… det där med säkerhet. Stort område. As-stort, som min dotter skulle säga. Jag tänker ofta i på hur viktigt och grundläggande säkerhet faktiskt är. Inte bara när det gäller arbetsmiljö – utan i ALLA lägen. Ligger i en privat fejd med landstinget för närvarande. Under min förlossning för snart 1,5 år sedan blev läget akut. Jag drabbades av en blödning och tappade totalt nästan 2,5 liter blod. Jag förstod, när jag bokstavligen kände hur livet rann ur mig, att det var bråttom. Läkaren gjorde, istället för att kontakta operationsavdelningen, vilket är krav i dessa lägen, ett operationsingrepp i förlossningsrummet, utan varken narkos eller bedövning, assisterad av fyra personer som med våld höll fast mig. Inte svårt att förstå att akuta situationer kräver akut omhändertagande, när det handlar om att rädda liv. Problemet som tillstötte var att eftersom man egentligen inte får göra så, skrev hon aldrig upp det i journalen. Det betyder alltså att det inte har hänt. Jag hamnade i chock, utan att någon förstod. Ingen tog hand om traumat, ingen såg och man skickade hem mig dagen efter. Eftersom jag blev ensamstående när jag var i åttonde månaden skickade man hem mig, ensam och svårt traumatiserad efter det här ingreppet.

Riskbedömning på det beslutet??

Helt galet. Fullständigt vansinnigt. Jag har en skada efter detta, som jag nu slåss för att få fixad och uppgifterna införda i journalen. Ingen lätt process vill jag påstå. Jag kan också enkelt se, att man utsatte mig för en extrem risk när man skickade hem mig, eftersom jag var djupt chockad också kunde ha fallit in i en förlossningspsykos och ännu värre – dött när jag kom hem, eftersom man inte kontrollerade ingreppet, eftersom det inte finns. Så det var alltså en extrem åverkan, helt utan riskbedömning, och för att inte avslöja detta – såg man till att undanröja alla spår….

Förra veckan kunde vi höra debatten i TV4, Lennart Ekdahl m fl debatterade dagisbarnens säkerhet. På nyheterna kunde vi följa alarmerande siffror – 6 000 barn varje år, skadas på våra förskolor. http://www.svd.se/nyheter/inrikes/over-6-000-dagisbarn-skadas-arligen_6602136.svd

Idag läste jag aftonbladet – ytterligare en kvinna har fått satt livet till. Mördad av sin ex-sambo, tror man. Hon hade visst ansökt om besöksförbud men blivit nekad. Han hade precis avtjänat sitt straff efter att ha misshandlat henne grovt. Två barn, utan sin mamma.

Jag tänker, att vi ofta hanterar “ärenden” och situationer utifrån någonting annat än säkerhet. Det handlar om rättigheter, skyldigheter och jag upplever sällan att man egentligen enas runt något perspektiv alls. Skräck, rädsla, kontroll, panik, och vi vänds mot varandra istället för att jobba tillsammans. Föräldrar mot dagis, mamma mot landstinget, mamma mot samhällets stöd…

Någon kanske skulle säga, “det är inte svart eller vitt”… men visst fasen är det väl det?! Det som gör det grått och svårt är väl, som ofta, vår känslomässiga upplevelse av det som basuneras ut.

Så… riskbedömning är användbart och genom att bli bättre på att diskutera säkerhet, kontinuerligt lyfta vår säkerhetsmedvetenhet kanske vi rent faktiskt kan minska skador, dödsfall eller vad det nu månne vara. Skydda människor från åverkan helt enkelt.

Jag säger dock inte att man löser allt, och visst finns det en massa lag och rätt att hålla reda på. Men säkerhet är något vi kan enas runt. Om det nu är 6 000 barn som skadas i barnomsorgen varje år – hur kan vi arbeta med säkerhetsmedvetenheten för att minska antalet?

Om det nu är 153 kvinnor som mördas av en närstående – hur skapar vi en högre säkerhetsmedvetenhet? Vi kan inte alltid enas runt uppfattningar, tolkningar och perspektiv, men vi kan ofta enas i frågor om  – vilket är det säkraste alternativet? Börja där… (siffran var aktuell 2009 http://www.aftonbladet.se/nyheter/153kvinnordodade/article11801483.ab)

Jag har en personlig övertygelse, att ingen människa ska behöva uppleva någon form av åverkan från någon annan – någonsin! Det innebär att jag inte har rätt att orsaka någon form av åverkan på någon annan. Inte mina barn, inte mina relationer, inte släkten, inte medarbetarna – ingen! Har jag alltså sysslor,  intressen eller behov som utgör åverkan på andra behöver jag sluta. (Ja, jag vet att jag gör detta mycket svart eller vitt – men jag behöver det och det finns en mängd poänger).

Utövar jag åverkan på andra måste jag fixa det på något sätt. Jag behöver bli införstådd med att jag utövar åverkan och läka läget. Det finns inget som heter åverkans-led, dvs den åverkan jag utövar kan ha sin förklaring i åverkan jag själv utsatts för, men det är en annan pannkaka. Åverkan här och nu är åverkan här och nu. För att upphöra med min åverkan kanske jag behöver ta hjälp någonstans ifrån men jag har aldrig en given eller förlåten “rätt” att åverka på något sätt.

Så… alltså… när vi pratar om problem som i 6 000 dagisbarn, gör vi egentligen en åverkansanalys – men det är ingen lösning! Lösningen kan vi först hitta när vi säger – ok, hur fixar vi noll åverkan här? Det är så vanligt att vi gör en åverkansanalys och sen ägnar massor av tid till att rationalisera den åverkan, istället för att titta på hur vi faktiskt löser själva problemet.

Jag blir ofta frusterad när jag märker att arbetsgivare vill hitta sin miniminå – vilken är min faktiska skyldighet, min lägstanivå? för att man tror att när man nått dit, har man också “gjort det man ska”. Egentligen, rent mellanmänskligt finns ingen miniminivå. Så länge människor dör i arbetet, skadas eller på annat sätt far illa  behöver vi prata säkerhet. I alla lägen, med alla och överallt. Det är också därför jag tycker beteendebaserad säkerhet är en fantastisk möjlighet. Här får vi, rätt arbetet, möjlighet att skapa dialoger som gör att medvetenheten faktiskt ökar. Men lika ofta ser jag, hur man utformar arbeten till att handla om rätt och fel, vilket innebär att någon har rätt, och någon annan har fel och därmed startar rationaliseringsvalsen.

Det finns ett skäl till, att titta på säkerhetsperspektivet, för vi kan ofta enas om åverkansanalysen. 6 000 barn är 6 000 barn.  153 döda kvinnor är 153 döda kvinnor. The way it is, is the way it is, brukar man säga och oavsett hur mycket vi önskar kan vi inte ändra det förflutna. Men vi kan aktivt jobba för att 6 000 barn inte ska bli 6 000 barn till och att 153 kvinnor inte ska bli 153 kvinnor till.

Jag tänker också ofta på alkoholdebatten där man skapar broschyrer och information om hur ett barn påverkas av sina föräldras alkoholvanor. Jag säger – oavsett rätt eller fel, hit eller dit – vilken säkerhet erbjuds barnen när det partajas hemma? Vilket är det säkraste sättet att hantera alkohol och barn? Tror att både du och jag skulle säga – det säkraste sättet är att inte blanda barn och alkohol. Det absolut säkraste för barnen är att ha nyktra föräldrar. Plättlätt och busenkelt. Drar man det vidare, kan man säga att genom att dricka alkohol bland barnen, utsätter jag dem för en uppenbar säkerhetsrisk. Rätt svårt att rationalisera bort. och nästa fråga blir alltså – om jag tänker dricka alkohol, hur kan detta ske utan risk för mina barn?

Informationsmaterialet handlar alltså om vilken åverkan man utsätter sina barn för och talar man i termer av åverkan kan man ju ställa sig frågan – vilken åverkan anser jag att min omgivning bara “borde ta”? Vilken åverkan ska de acceptera att “få leva med”? Det blir alltså allt svårare att rationalisera sina beslut när man pratar om åverkan och säkerhet.

Det här är ett viktigt perspektiv och jag kommer att skriva en hel del om det. Det berör mig, på alla längder och bredder. Jag gillar inte mediadrev som knarkar på dramatik och skapar ängslan, rädsla och motsättningar. jag tycker inte om när människor mördas och ingen är förvånad. Jag tycker inte om när barn inte får hem en förälder från jobbet eller en man inte får hem sin fru. Säkerhetsaspekterna, åverkanstermen och riskbedömning kan lätt implementeras i våra dagliga diskussioner – vilket är det säkraste alternativet? Rätt eller fel, hit eller dit?

(och ja… jag är för risktagande, när det gäller semesterresor, nya jobb och nya maträtter, att gå utanför sin egen komfortzon – men inte när det handlar om åverkan på andra…)

Mycket att tänka på…

när det handlar om utveckling. Vilka delar behöver finnas med när vi står inför beslutet att förändra? (klicka på bilden för att se den i större storlek)

Ovanstående bild visar att det är en mängd olika perspektiv vi behöver ha i åtanke, förutom det faktiska nya kunskapsinnehållet. För att förändringen ska slå igenom behöver vi tänka flera steg till, den behöver

• vara relevant för dem som deltar och också beskrivas utifrån relevansperspektivet
• Innehålla en genomförandeprocess
• Kunna bedömas utifrån kvalitetsperspektivet
• Kunna hantera förändringsreaktioner
• Kunna hantera feedback och förbättring

När man konstruerar kompetenshöjande insatser av olika slag, eller ren och skär förändring av rutiner mm har man mycket nytta av en kvalitetssäkring av själva projektet innan man startar. Det behöver inte vara tungrott och komplicerat – tvärtom kan det vara mycket enkla strukturer och checklistor som säkerställer att vi tänkt igenom hela innehållet ur flera perspektiv.

Relevansteori

Bjuder på lite relevansteori såhär på söndagsmittpådagen. Upplevelsen av relevans är en viktig faktor i alla utvecklingssatsningar som skapas. jag behöver, som person, hitta hur satsningar är relevanta i förhållande till min personliga referensram och de sysslor jag utför. Hittar jag relevanser kan jag också ta till mig och ett faktiskt lärande uppstår. Gör jag det inte, ja… då upplevs det oftast som slöseri med tid.